چگونه زمان را در کار مدیریت کنیم؟یکی از مهمترین سوالاتی است که برای هر فردی که دارای کسب و کاری است پیش میاید و دلیل آن نیز حجم زیاد کاری است که باعث بی برنامگی می‌شود.
ولی واقعا در مواجه با این مسئله باید چه کرد و چه کاری تاثیر گذار است و باعث می‌شود که شما بتوانید زمان خود را در هنگام کار به درستی مدیریت کنید.
در این مقاله سعی شده است به سؤال چگونه زمان را در کار مدیریت کنیم پاسخی جامع و کامل داده شود.
قوانین حاکم بر مدیریت زمان
قبل از هرچیزی شما باید بدانید زمان خود را در طول روز چگونه و با چه فاکتورهایی مدیریت کنید تا به کمبود و بی برنامگی در زمان برنخوردید.
-
روز خود را بدون عجله شروع کنید
یکی از موانع اصلی این‌که باعث می‌شود شما در کار خود سردرگم باشید و نتوانید به درستی کار کنید همین عجله در اغاز روز است. درحالی که فکر می‌کنید این کار باعث می‌شود شما به موفقیت برسید و کارهای خود را به سرعت انجام دهید، این کار باعث می‌شود رشته کار از دست شما خارج شود و زمان زیادی را برای فکر به این‌که قرار است چه کاری را در چه زمانی انجام دهید صرف کنید.
قبل از این‌که برای کار آماده شوید پیشنهاد می‌شود در آرامش صبحانه خود را بخورید و زمانی که ذهن شما به آرامش رسید فعالیت را شروع کنید.
پیشنهاد می شود مقاله روبرا نیز مطالعه کنید :از کجا بفهمیم زمان عوض کردن روغن ماشین است ؟
-
کار درست باید در جا و زمان درست انجام شود
باید یک فهرست از کارهایی که قرار است در طول روز انجام دهید تهیه کنید و هرکار براساس اولویت دسته بندی کنید و دقیقا کار را در زمانش انجام دهید.
زمانی که شما از روش یادداشت و اولویت بندی استفاده کنید به سرعت متوجه خواهید شد که کارها چقدر سریع و منظم تر انجام میشوند و از هرز رفتن زمان به چه اندازه جلوگیری می‌شود.
-
قبل از پایان کارها فهرست روز بعد را تعیین کنید
یکی از کارهای موثر این است که قبل از پایان روز به فکر اولویت بندی و فهرست بندی کارهای روز بعد باشید تا بتوانید برای هر کار چند برنامه مناسب پیاده سازی کنید و بدون تلف کردن زمان با موفقیت کارهای خود را انجام دهید.
-
مقداری زمان خالی در برنامه خود قرار دهید
یکی از مسائلی که قابل حدس نیست این است که شاید در بین کار شما، کار مهمتری رخ دهد و شما مجبور باشید این کار را نیز انجام دهید اگر از قبل به فکر این برنامه نباشید و این زمان را پیشبینی نکنید مجبور خواهید بود از زمان بندی خود بزنید و آن را خراب کنید، چه بسا این کار باعث اختلال در کل برنامه شما شود.
-
تعیین ساعت اوج کاری
یکی از موثرترین کارهایی که میتواند به شما کمک کند تا کارهای خود را بدون هدر دادن زمان و کاهش کارایی انجام دهید یافتن زمان شلوغی و اوج کار شما است در این زمان شما باید بیشتر تمرکز و حواس خود را به کارها و مدیریت کارها بدهید تا با موفقیت و کمترین هدر رفت زمان به موفقیت برسید.
یکی از جواب های مهم به سؤال چگونه زمان را در کار مدیریت کنیم همین تعیین و مدیریت ساعت شلوغی و اوج کار شما است.
-
جلسات را با دلیل منطقی برگزار کنید
یکی از اشتباهات رایج افراد در برگزاری جلسات کاری این است که به هر بهانه‌ی کوچکی برنامه های خود را به هم می ریزند و جلسات بی فایده و بی اساس را برگزار می کنند که جز اعتلاف وقت هیچ پیامد دیگری ندارد.
این امر بیشتر در مدیران سازمان های بزرگ دیده می‌شود که توانایی مدیریت سازمان را ندارند و در سردرگمی هستند و تنها ایده ی آن‌ها برگزاری جلسات است.
شما قبل از هرچیزی باید بدانید چرا و چه زمانی باید جلسه برگزار کنید تا زمان خود و بقیه را هدر ندهید.
نکات مهم پیرامون برگزاری جلسات
- جلسات زمانی باید برگزار شود که اتفاق مهمی افتاده باشد مانند تغییر در اعضای هیئت مدیره
- حوزه های بحث باید دارای اولویت‌های مشخص باشند
- زمان برگزاری جلسات باید تعیین شود و نباید وقفه ای در برگزاری جلسات بیافتد.
-
محل کار خود را منظم نگه دارید
یکی از کارهای مهم دیگر در مواجه با سؤال چگونه زمان را در کار مدیریت کنیم این است که شما باید همواره به مرتب بودن محل کار خود نظارت داشته باشید.
زمانی که محیط کار مرتبی نداشته باشید و وسایل و تجهیزات که لازم دارید را نتوانید به سرعت پیدا کنید در واقع درحال تلف کردن وقت خود هستید و این شما را از تمام کارها و برنامه‌هایی که ریخته بودید عقب می‌اندازد.
یکی از کارهای اصلی شما باید این باشد که در دفترچه یادداشت های خود زمانی مشخص را در هرروز، هر هفته یا هر ماه به مرتب سازی محل کار خود اختصاص دهید و این امر که هر چند وقت یکبار این مسئله انجام شود بستگی به حجم و میزان کار شما دارد.
-
همواره خود را تطبیق دهید
یکی دیگر از جواب های بسیار مهم در امر چگونه زمان را در کار مدیریت کنیم این است که شما باید خود را همیشه بروز نگه دارید و سعی کنید که همیشه از تمام وسایل و تجهیزاتی که به تازگی میایند استفاده کنید در این باره میتوان استفاده از شبکه های مجازی برای مدیریت زمان خود استفاده کنید تا هم بهتر شناخته شوید و هم در زمان صرفه‌جویی کنید.
-
سیاست‌گذاری
در امر مدیریت زمان استفاده از سیاست‌گذاری یکی از راه هایی است که باعث می‌شود شما به سرعت پیشرفت کنید و زمان را در دستتان بگیرید. شما باید انواع سیاست‌گذاری را در ذهن خود داشته باشید تا بتوانید به هم پیوند دادن این سیاست ها به کاهش زمان کاری خود کمک کنید.
پیشنهاد می شود مقاله روبرو را نیز مطالعه کنید :چگونه تخصص‌های خود را شناسایی کنیم
انواع سیاست‌گذاری
برای سیاست‌گذاری روش‌های بسیاری موجود است که به تعدادی از آن‌ها می‌پردازیم و علل این‌که این مدل سیاست چگونه باعث کاهش زمان کاری می‌شود را به شما میگوییم.
-
سیاست برخورد با مشتری
شاید فکر کنید پاسخ‌دهی به مشتری چه ربطی به کاهش زمان کاری دارد!
ولی اگر خوب فکر کنید متوجه خواهید شد که با پاسخ‌دهی درست و سریع به مشتریان شما سردرگمی از مشتری دور می‌کنید و سؤال‌های دیگر که در ذهن مشتری است را حل می‌نماید و زمان را برای خود با کاهش تعداد سؤالات صرفه‌جویی می‌کنید.
-
سیاست‌گذاری در برنامه‌ریزی
شما باید چند کار خود را با اولویت‌های یکسان داشته باشید و از هرکدام به‌عنوان جایگزین دیگری استفاده کنید تا در صورت مشکل در کار اول به کار دوم با همان اولویت رسیدگی کنید
-
سیاست‌گذاری برای همکاران
در این مدل شما سعی می‌کنید از ارتباط الکی و صرفاً جهت احوال‌پرسی با همکاران را کاهش دهید تا بتوانید به‌موقع به کارهای خود برسید.
-
سیاست زمان اضافه
در این مدل شما در برنامه خود زمانی را به‌صورت اضافه قرار می‌دهید تا اگر مشکل و یا کار ضروری پیش آمد برنامه خود را بتوانید با این زمان اضافه مدیریت کنید.
امیدوارم از این مقاله از مجله آموزشی فن باز لذت برده باشید …
